DojoCon Japan 2016, 2017でのチーム編成やミーティングの持ち方はどうすれば良かったのかを考えてみた

この記事は「DojoCon Japan 2017 Advent Calendar 2017」の19日目が空いていたので、新年を迎えましたが時間がかかっても埋めてやるって精神と勢いで頑張ってます。
現時点で残り、22日の残り1日空いているので、自分の気持ちの整理や、「今後DojoConを開催してみよう!」と思った人がググった時の情報を残しといてやろうって人は是非空いてる日を埋めて頂けると嬉しいです!


この記事はDojoCon Japan 2016、DojoCon Japan 2017のミーティングが非常に長く負荷が大きい部分の1つだったので、ではどうすれば良かったのかを考える為に記事にして考えてみました。

負荷が大きいと感じた部分

DojoCon Japan 2106, 2017 では約半年間の準備をかけて、開催するイベントだったので、要所要所で全体ミーティングを開催していました。

2016年では月1回のペースでオフラインミーティングを実施、時間はだいたい14時頃に集まり17時、18時まで開催。
終わった後は行けるメンバーで懇親会を実施していました。
初めて開催するイベント(お手本がない)だったので、どのようなコンセプトのイベントなのかをみんなのイメージを統一する為にも必要だったかなと思います。
結構大変ではあったけど、懇親会セットのミーティングは関係者同士が深く仲良くなれたんじゃないかなと思った。

2017年では関西圏以外からの実行委員も多かったので、オンラインミーティングを月1回実施。(2年連続で月1回オフラインで集まるのは辛かった)
そして、2,3ヶ月に1回のペースでオフラインミーティングを実施しました。
月1オフラインで集まるのが辛かったのもあるけど、オフラインで集まれない方が多くなるとオフラインミーティングを実施してもオンラインからの参加になってしまいます。その割合が1割、2割程度なら大丈夫だと思うけど、その割合が多くなるとミーティングでの議論がしずらくなるなと思っています。
オンライン参加の人達は取り残されている感や、音声が聞き取りづらいとか、ラグがあるなど。

そうなってしまうなら、みんなオンラインで参加の方が良いなと思っています。
月1回のオンラインミーティングでは21時から始まり、終わりが深夜の1時とかになりました。

2016年、2017年、ミーティングにすごく時間をとられました。

全体ミーティングの目的

全体ミーティングを実施する目的は以下のように感じていました。

  1. テキストメッセージでは伝えれないニュアンスの部分をフォローする
  2. 各チームでは何を実施しているのかの共有(全体ミーティングというマイルストーンを置く)
  3. 実行委員メンバーのキャラクターの共有(実行委員同士の交流)

全体ミーティングの内容

  1. 各チーム毎の進捗状況の共有
  2. チームが抱えている問題点の共用
  3. 各チームリーダーが他チームへの伝達や確認

2016, 2017を振り返って

「全体ミーティング」は要らないのではないか?

そもそも上記であげている目的の為に全体ミーティングを実施していたが、それは全体ミーティングでなくても良かった。

1.テキストメッセージでは伝えれないニュアンスの部分をフォローする

これについては、全体でのオンラインミーティングでフォローするのではなく、それぞれ個人が必要に応じてビデオ会議ツールをもっと利用してテキストメッセージを補足するようにすれば良い。各チームではビデオ会議は使われいたので、目的の1は気にすることではなかったのかもしれない。
まぁでも、リモートでプロジェクトを進めていくのに慣れてない人もいるので、そのあたりは慣れている人が要所要所で「ビデオ会議しよう!」といった感じでフォローが必要だと思う。

2.各チームでは何を実施しているのかの共有(全体ミーティングというマイルストーンを置く)

SlackやBacklogでタスク管理やテキストコミュニケーションツールがあるのだから、わざわざ全体ミーティングで作業内容の共有や進捗の確認は必要なかったのではないか。
他のチームに聞きたかったことを全体ミーティングで確認をしたりしていたが、それも本来はSlack、Backlogやビデオ会議などで事足りることではなかったかと思う。

また重要な事項などを共有し、議論をするのも全体ミーティングで実施をしていたが、それも以下の理由であまり必要のないように感じた。

  • そもそも議論に参加するのは一部の人と偏っている
  • 参加人数が多いと発言を回すだけで時間をとる(1人1人に◯◯さんはどう思う?など意見を聞いてしまうので)
  • 全体のコンセプトを話し合うチームを作り、そこで話し合う。そのミーティングへの参加は自由で興味ある内容なら参加できる。決定のプロセスや理由などを誰でも見れるようにしておく。興味があれば参加できるようにしておくのが重要

全体のコンセプトを話し合うチームについて

例えば、「◯月◯日にコンセプトチームがセッションのコンセプトや登壇者候補を検討するミーティングを実施します」とアナウンス。
コンセプトチームは参加必須。で、他のチームからも参加したい(意見やアイデアを反映させたい)人も自由に参加できるし、興味がない人は参加しなくても良い。
そのミーティングで決まったものを実行チームがタスクをこなしていく。(登壇者へオファーを出したり、その後のやり取りや、スライドの確認など。)

3.実行委員メンバーのキャラクターの共有(実行委員同士の交流)

チームや関係者同士の交流はあるかもしれないが、作業であまり関わりがないと最初から最後まで交流がないメンバーもいる。
全体ミーティングをするとことで少しでもその人となりがわかると良いなーって思ったのだが、これについても全体ミーティングで求めるものではなかったなと思った。

全体ミーティングではなく、節目節目に懇親会を実施したら良いんじゃないかな。

  1. キックオフミーティング(まぁ・・・これは必要ですよね・・・)後の懇親会
  2. 会場決まったよお祝い会
  3. WEBサイトオープン(一般募集開始したよ)したよお祝い会
  4. 前夜祭

この4回程度の飲み会で親睦を深めるのが良いかなと。飲み会だけでその日はミーティングなしです!懇親会2時間だけ!

全体ミーティングを無くすにあたって別途必要なもの

1.コンセプトや大枠を考えるチームと、作業チームとでチームを別ける

イベントの「コンセプトや大枠を考えるチーム」と「作業チーム」とで別けることで全体にかかるような重要なミーティングは「コンセプトや大枠を考えるチーム」が主体になり実施する。全員で議論はしないが、議題に応じて参加するかどうかは個々の自由。

2.ドキュメント整備に努める

進捗情報共有のミーティングは実施しないので、各チームのドキュメントや会議の議事録はしっかり整理し残す。
でも、ドキュメントを整理したらみんな見るのだろうか。そうでなくても普段から忙しい人が多い。違うチームのドキュメントまでわざわざ見るか?と思うが、見たいと思う人が見れば良いのかもしれない。で、見たいときに見れるように整備するのが重要。

実行委員長、副実行委員長は各チームのドキュメントチェックにしっかり目を通すのが仕事かな。
また、全体ミーティングを実施しないので、進捗報告のドキュメント作成の期限を決める。毎月の月末など。

 

まとめ

  • ボクもまだまだリモートで作業するのに慣れてないなーと実感。
  • リモートで作業するにあたってドキュメントは大事になってくるな。
  • この案も実際やってみないとどうなるかわからないし、やってみて色々方向修正が必要だと思う。

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